Details zur Stellenausschreibung Automation & Digitalization Lead (m/w/d) Verwaltungsdigitalisierung & Prozessinnovation – Stabsstelle für Digitale Transformation und Organisationsentwicklung

Veterinärmedizinische Universität Wien
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Veterinärmedizinische Universität Wien Veterinärplatz 1, 1210 Wien, Österreich www.vetmeduni.ac.at Kennzahl: 2026/0173 Seite 1/4

Die Vetmeduni arbeitet in der Lehre, in der Forschung und in ihren Dienstleistungsangeboten an der Sicherstellung der Tiergesundheit in Österreich. Wir verstehen diese Aufgabe als Beitrag zur Gesunderhaltung des Menschen und seiner tierischen Begleiter sowie zur Produktion gesunder Nahrungsmittel. Für die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sucht unsere Stabsstelle für Digitale Transformation und Organisationsentwicklung, eine:n

Automation & Digitalization Lead (m/w/d) Verwaltungsdigitalisierung & Prozessinnovation Einstufung: IVa Beschäftigungsausmaß: 20-40 Wochenstunden Dauer des Dienstverhältnisses: unbefristet Bewerbungsfrist: 05.08.2026 Kennzahl: 2026/0173 Die Veterinärmedizinische Universität Wien zählt zu den führenden veterinärmedizinischen Bildungs- und Forschungsstätten Europas. Neben Forschung, Lehre und Klinik entwickeln wir auch unsere Verwaltung konsequent weiter – digital, serviceorientiert und zukunftsfähig. Dafür suchen wir keine klassische Projektverwaltungsrolle, sondern eine Person, die Digitalisierung in der Praxis vorantreibt: gemeinsam mit den Fachbereichen Prozesse verbessert, Automatisierungen umsetzt, KI-Werkzeuge gezielt einsetzt und neue digitale Arbeitsweisen nachhaltig etabliert und andere dafür begeistert. Wir bieten ein attraktives Arbeitsumfeld, indem Zusammenarbeit, Vertrauen und ein engagiertes Team im Mittelpunkt stehen. Mitarbeiter:innen erhalten Raum für eigene Ideen, inspirieren sich gegenseitig und haben vielfältige Möglichkeiten, voneinander zu lernen. Die Stabsstelle Digitale Transformation & Organisationsentwicklung begleitet die Universität auf dem Weg zu einer modernen, agilen und vernetzten Organisation. Sie gestaltet Strukturen, Prozesse und Arbeitsweisen aktiv weiter und verbindet Organisationsentwicklung mit digitalen Innovationen. Beschreibung Der Schwerpunkt der Rolle liegt auf der praxisnahen Digitalisierung und Automatisierung administrativer Prozesse – von der Analyse bestehender Abläufe über den Einsatz von KI- Werkzeugen bis zur Einführung und Skalierung geeigneter Lösungen. Die Stelle hat ein klares Mandat: Wirkung erzielen, nicht koordinieren. Diese Rolle bietet hohen Gestaltungsspielraum und entwickelt sich gemeinsam mit den Digitalisierungsinitiativen der Universität weiter.

Kennzahl: 2026/0173 Datum: 15.07.2026 Seite 2/4

Aufgaben • Prozessaufnahme, Datenanalyse und Digitalisierungsberatung: Erfassung und

Analyse bestehender Verwaltungsprozesse gemeinsam mit den Fachabteilungen, Identifikation von Medienbrüchen, manuellen Engpässen und Optimierungspotenzialen sowie Ableitung konkreter Digitalisierungsmaßnahmen und Quick Wins

• Aufbau und Weiterentwicklung eines digitalen Werkzeugkastens: Erprobung, Bewertung und Einführung praxisnaher digitaler Lösungen in enger Abstimmung mit IT- Services, Entwicklung und Bereitstellung digitaler Formulare, Antragsstrecken und Workflow-Lösungen sowie Evaluation und Einsatz KI-gestützter Assistenzwerkzeuge für die Verwaltung

• Automatisierung und Skalierung digitaler Lösungen: Konzeption von Automatisierungen von einfachen Workflow-Regeln bis zu komplexen Prozessverknüpfungen, Begleitung digitaler Lösungen von der Pilotphase bis zum universitätsweiten Rollout

• Befähigung und Begleitung der Abteilungen: Beratung und Befähigung von Organisationseinheiten bei der Einführung digitaler Lösungen, Gemeinsames Erarbeiten von Digitalisierungsplänen mit den Fachabteilungen sowie Entwicklung neuer digitaler Arbeitsweisen in Abstimmung mit der Personalentwicklung bezüglich eines entsprechenden Schulungsangebotes

• Wissenstransfer, Community-Aufbau und Wirkungsmessung: Konzeption und Durchführung von Schulungs- und Awareness-Formaten, Aufbau einer verwaltungsinternen Digitalisierungs-Community und Förderung des Austauschs sowie Etablierung von Kennzahlen und Reifegradmodellen zur Messung des Digitalisierungsfortschritts

Erforderliche Ausbildung, Qualifikationen und Kenntnisse • Abgeschlossenes Diplom- oder Masterstudium mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik,

Digitalisierung, Prozessmanagement, Organisationsentwicklung oder Betriebswirtschaft, oder vergleichbare Qualifikation (Bsp. Abgeschlossene/s Bachelorstudium/Fachmatura (HTL)/akademische Lehrgänge jeweils mit Spezialkenntnissen in Organisationsentwicklung, Prozessoptimierung, Workflow-Automatisierung, Change- Management und digitaler Transformation sowie mehrjährige einschlägige Berufserfahrung)

• Erfahrung mit digitalen Prozess-, Automatisierungs- und Kollaborationstools sowie KI- Werkzeugen (z.B. Sharepoint, Power Automate, …)

• Nachgewiesene Berufserfahrung in der Prozessaufnahme, -analyse und -digitalisierung – z. B. durch Projekte zur Digitalisierung von Verwaltungsabläufen, Einführung digitaler Tools oder Automatisierungsvorhaben

• Gute Deutschkenntnisse (B2) oder gute Englischkenntnisse (B2)

Weitere erwünschte Qualifikationen und Kompetenzen • Verständnis für ERP-nahe Prozesse (z. B. SAP, Finanzverwaltung, Personalwesen)

und deren Digitalisierungs- und Automatisierungspotenziale im Universitätskontext;

Kennzahl: 2026/0173 Datum: 15.07.2026 Seite 3/4

Grundkenntnisse in Datenauswertung oder Berichtserstellung (z. B. Power BI, Excel, SAP-Berichte)

• Erfahrung mit agilen oder nutzerzentrierten Methoden bei der Entwicklung digitaler Lösungen

• Erfahrung in der eigenverantwortlichen Steuerung von Digitalisierungs- oder Automatisierungsprojekten im öffentlichen oder Hochschulumfeld; Projektmanagementzertifizierung

• Fähigkeit, mit Expert:innen auf Augenhöhe zu arbeiten und Begeisterung für digitale Veränderungen und KI-Nutzung zu wecken – verbunden mit einem serviceorientierten und konstruktiven Arbeitsstil

• Hohe Bereitschaft und Fähigkeit zur eigenständigen Einarbeitung in neue digitale Werkzeuge – insbesondere Automatisierungslösungen Was wir bieten

• Top-Universität: Die Vetmeduni ist eine der führenden veterinärmedizinischen akademischen Bildungs- und Forschungsstätten Europas

• Stabiler Arbeitgeber • Attraktiver Campus • Persönliche und berufliche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten • Präventive und medizinische Gesundheitsförderung • Diversitäts- und familienfreundliche Universitätskultur • Kinderbetreuungs- und Ferienbetreuungsangebote • Zahlreiche attraktive Zusatzleistungen • Mitarbeiter:innenevents

Mindestentgelt Das kollektivvertragliche Mindestentgelt für Arbeitnehmer:innen an Universitäten gemäß der oben angegebenen Einstufung beträgt EUR 3.450,30 brutto monatlich auf Basis Vollzeit (40 Stunden/Woche). Je nach fachlicher Qualifikation und tätigkeitsspezifischer Berufserfahrung ist eine höhere Vergütung möglich. Bewerbung Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit der Kennzahl 2026/0173, welche Sie per E-Mail an bewerbungen@vetmeduni.ac.at übermitteln. Bitte führen Sie die Kennzahl unbedingt an, da wir Ihre Bewerbung sonst nicht korrekt zuordnen können. Die Bewerbungen sind gebührenfrei. Die Bewerber:innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind. Die Vetmeduni ist stolze Trägerin des Zertifikats „hochschuleundfamilie“, daher freuen wir uns über Bewerbungen von Personen mit Familienkompetenz. Ebenso sind uns Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und chronischen Erkrankungen willkommen. Bei Rückfragen

Kennzahl: 2026/0173 Datum: 15.07.2026 Seite 4/4

dazu wenden Sie sich gerne an unsere Behindertenvertrauensperson https://www.vetmeduni.ac.at/betriebsrat/unsere-behindertenvertrauenspersonen Kontakt für weiterführende Informationen Anne Reiner +43 664 602 571 003 anne.reiner@vetmeduni.ac.at www.vetmeduni.ac.at

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Veterinärmedizinische Universität Wien

Neun von zehn Tierärztinnen und Tierärzten, die in Österreich praktizieren, haben an der Veterinärmedizinischen Universität Wien studiert. Gegründet hat sie 1765 Maria Theresia. Damit ist sie die älteste Einrichtung ihrer Art im deutschsprachigen Raum und bis heute die einzige veterinärmedizinische Universität Österreichs. Auf dem Campus im Norden Wiens arbeiten rund 1.470 Menschen.

Drei Aufgaben laufen hier zusammen: ausbilden, forschen und Tiere behandeln. Ende 2024 waren rund 2.575 Studierende eingeschrieben, die große Mehrheit davon Frauen. Wer an der Vetmeduni arbeitet, sitzt selten nur am Schreibtisch. In fünf Universitätskliniken kommen jedes Jahr über 30.000 Patientenkontakte zusammen, vom Hund über das Pferd bis zu Rindern, Geflügel und Fischen. An diesen Kliniken stehen Tierärztinnen und Tierärzte neben Tierpflegern und veterinärmedizinisch-technischem Personal.

Der zweite große Bereich ist die Forschung. Rund 800 wissenschaftliche Beschäftigte verteilen sich auf vier Departments, die von den biologischen Wissenschaften und der Pathobiologie über interdisziplinäre Lebenswissenschaften bis zur Nutztierhaltung und der Transformation des Ernährungssystems reichen. Dahinter steht ein eigener Apparat aus Verwaltung, Labortechnik und Betrieb, der die Universität am Laufen hält. Die Berufsbilder sind also breiter, als der Name vermuten lässt: vom klinischen Fachpersonal über Forschende bis zu Verwaltung und IT.

Der Campus an der Adresse Veterinärplatz 1 ist ein kleines Stadtviertel für sich, 47 Gebäude auf etwa 15 Hektar, bezogen 1996. Als öffentliche Universität nach dem Universitätsgesetz wird die Vetmeduni über den Bund finanziert. Eine Hochschule, die es seit 1765 ohne Unterbrechung gibt, bietet ihren Beschäftigten ein verlässliches Umfeld. Geführt wird sie seit April 2025 von Rektor Matthias Gauly.

Neun von zehn Tierärztinnen und Tierärzten, die in Österreich praktizieren, haben an der Veterinärmedizinischen Universität Wien studiert. Gegründet hat sie 1765 Maria Theresia. Damit ist sie die älteste Einrichtung ihrer Art im deutschsprachigen Raum und bis heute die einzige veterinärmedizinische Universität Österreichs. Auf dem Campus im Norden Wiens arbeiten rund 1.470 Menschen.

Drei Aufgaben laufen hier zusammen: ausbilden, forschen und Tiere behandeln. Ende 2024 waren rund 2.575 Studierende eingeschrieben, die große Mehrheit davon Frauen. Wer an der Vetmeduni arbeitet, sitzt selten nur am Schreibtisch. In fünf Universitätskliniken kommen jedes Jahr über 30.000 Patientenkontakte zusammen, vom Hund über das Pferd bis zu Rindern, Geflügel und Fischen. An diesen Kliniken stehen Tierärztinnen und Tierärzte neben Tierpflegern und veterinärmedizinisch-technischem Personal.

Der zweite große Bereich ist die Forschung. Rund 800 wissenschaftliche Beschäftigte verteilen sich auf vier Departments, die von den biologischen Wissenschaften und der Pathobiologie über interdisziplinäre Lebenswissenschaften bis zur Nutztierhaltung und der Transformation des Ernährungssystems reichen. Dahinter steht ein eigener Apparat aus Verwaltung, Labortechnik und Betrieb, der die Universität am Laufen hält. Die Berufsbilder sind also breiter, als der Name vermuten lässt: vom klinischen Fachpersonal über Forschende bis zu Verwaltung und IT.

Der Campus an der Adresse Veterinärplatz 1 ist ein kleines Stadtviertel für sich, 47 Gebäude auf etwa 15 Hektar, bezogen 1996. Als öffentliche Universität nach dem Universitätsgesetz wird die Vetmeduni über den Bund finanziert. Eine Hochschule, die es seit 1765 ohne Unterbrechung gibt, bietet ihren Beschäftigten ein verlässliches Umfeld. Geführt wird sie seit April 2025 von Rektor Matthias Gauly.

Neun von zehn Tierärztinnen und Tierärzten, die in Österreich praktizieren, haben an der Veterinärmedizinischen Universität Wien studiert. Gegründet hat sie 1765 Maria Theresia. Damit ist sie die älteste Einrichtung ihrer Art im deutschsprachigen Raum und bis heute die einzige veterinärmedizinische Universität Österreichs. Auf dem Campus im Norden Wiens arbeiten rund 1.470 Menschen.

Drei Aufgaben laufen hier zusammen: ausbilden, forschen und Tiere behandeln. Ende 2024 waren rund 2.575 Studierende eingeschrieben, die große Mehrheit davon Frauen. Wer an der Vetmeduni arbeitet, sitzt selten nur am Schreibtisch. In fünf Universitätskliniken kommen jedes Jahr über 30.000 Patientenkontakte zusammen, vom Hund über das Pferd bis zu Rindern, Geflügel und Fischen. An diesen Kliniken stehen Tierärztinnen und Tierärzte neben Tierpflegern und veterinärmedizinisch-technischem Personal.

Der zweite große Bereich ist die Forschung. Rund 800 wissenschaftliche Beschäftigte verteilen sich auf vier Departments, die von den biologischen Wissenschaften und der Pathobiologie über interdisziplinäre Lebenswissenschaften bis zur Nutztierhaltung und der Transformation des Ernährungssystems reichen. Dahinter steht ein eigener Apparat aus Verwaltung, Labortechnik und Betrieb, der die Universität am Laufen hält. Die Berufsbilder sind also breiter, als der Name vermuten lässt: vom klinischen Fachpersonal über Forschende bis zu Verwaltung und IT.

Der Campus an der Adresse Veterinärplatz 1 ist ein kleines Stadtviertel für sich, 47 Gebäude auf etwa 15 Hektar, bezogen 1996. Als öffentliche Universität nach dem Universitätsgesetz wird die Vetmeduni über den Bund finanziert. Eine Hochschule, die es seit 1765 ohne Unterbrechung gibt, bietet ihren Beschäftigten ein verlässliches Umfeld. Geführt wird sie seit April 2025 von Rektor Matthias Gauly.